SugarCrm czyli zarządzanie relacjami z klientami nawet za darmo

Dzisiaj kolejny artykuł z cyklu jak usprawnić pracę małej firmy – w zasadzie bez ponoszenia większych kosztów.

W niniejszym tekście będę chciał :

  • wprowadzić podstawowe informacje na temat systemów CRM oraz ich zastosowania ze szczególnym uwzględnieniem małych firm
  • Opisać korzyści płynące z implementacji takiego systemu na przykładzie SugarCRM w wersji Community Edition (bezpłatnej)
  • Opisać proces instalacji aplikacji

W poprzednich wpisach charakteryzowałem usługę Google Apps, której implementacja w firmie jest bardzo prosta, a korzyści jakie to za sobą niesie są ogromne.

W firmach zatrudniających do 50 osób możemy wdrożyć usługę w zasadzie bezkosztowo. Google Apps daje nam dostęp do niezawodnej  poczty elektronicznej, kalendarza, dokumentów.

Dzisiaj chciałem przybliżyć wam oprogramowanie klasy CRM (z Customer Relationship Management (ang.) koncepcja marketingowa albo system informatyczny wspomagający procedury zarządzania kontaktami z klientami)

CRM należy traktować nie tylko jako narzędzie, ale jako część strategii i filozofii działania przedsiębiorstwa, gdzie stały kontakt i zadowolenie klientów jest kluczową wartością. Istotną kwestią jest zapewnienie jednolitego systemu we wszystkich procesach biznesowych – od początku procesu sprzedaży poprzez serwis do sporządzania odpowiednich statystyk wykorzystywanych przy tworzeniu portfela produktów. źródło Wikipedia

Coraz więcej firm uświadamia sobie potrzebę implementacji specjalistycznych narzędzi informatycznych. Na rynku konkuruje ze sobą bardzo wiele produktów informatycznych, które mają usprawniać pracę z klientami. Na naszym lokalnym polskim podwórku pojawia się coraz więcej tego typu rozwiązań (lepszych lub gorszych) zazwyczaj zdecydowanie za drogich, by mała firma mogła sobie na nie pozwolić. Często aplikacje są niedopracowane, brak im dobrego wsparcia i nie dają się przystosować do konkretnych zastosowań jakie są nam niezbędne. Często o takich projektach pisze Grzegorz Marczak  np. ostatnio o kolejnym mini projekcie CRM : http://antyweb.pl/minicrm-ciekawa-i-prosta-usluga-dla-malych-firm/.

Kilka lat temu zainteresowało mnie produkt o nazwie SugarCrm.

SugarCRM tworzy oprogramowanie CRM w trzech wersjach:

  • Sugar Community Edition
  • Sugar Professional
  • Sugar Enterprise

Każdy z produktów wywodzi się z jednego drzewa kodu źródłowego. Oprogramowanie w wersji open source bazuje na systemie operacyjnym Linux, serwerze HTTP Apache, silniku bazodanowym MySQL i języku PHP. Istnieją też wersje na systemy operacyjne Ms Windows czy Solaris oraz silnik bazodanowy Oracle. Funkcjonalność programów obejmuje m.in. automatyzację zadań sprzedażowych, kampanie marketingowe, przypadki klientów, pracę grupową czy raportowanie. Wersja Sugar Community Edition jest dostępna bez opłat. źródło Wikipedia

Nas będzie interesowała wersja bezpłatna, którą legalnie można wdrożyć w firmie tj. Sugar Community Edition. Porównanie wersji możemy znaleźć na stronie: http://sugarcrm.com.pl/porownanie-edycji-sugarcrm/. Oczywiście jeżeli nasze potrzeby wzrosną możemy zakupić bardziej rozbudowaną wersję skryptu – wówczas należy się liczyć z kosztami około 1100 zł rocznie na użytkownika w przypadku wersji SugarCRM professional lub około 1800 zł na użytkownika w wersji Enterprise. Jeżeli nasze potrzeby są naprawdę duże z pewnością będą to dobrze wydane pieniądze.

SugarCrm możemy zainstalować na kilka sposobów w zależności od naszych potrzeb, umiejętności oraz możliwości.

  • instalacja lokalnie na komputerze z systemem operacyjnym Windows (wówczas instalacja jest banalna i sprowadza się do klikania przycisku next) plik instalacyjny do pobrania: http://www.sugarcrm.com/crm/download/helper.html?dl=/frs/download.php/7922/sugarcrm-CE-6.1.4-windows-installer.exe . Automatycznie instalują się wszystkie niezbędne składniki Apache, MySQL, PHP – będziemy proszeni o podanie haseł do bazy. Początkowo warto skorzystać z tego pliku instalacyjnego by zaznajomić się ze skryptem (instalacja nie przysparza najmniejszych problemów nawet początkującemu użytkownikowi). Instalacja lokalnie pod Windows ma też inne zalety. Pomijając fakt, iż jest bardzo prosta – nie wymaga również zakupu miejsca na serwerze (hostingu), można udostępnić ją w sieci lokalnej innym użytkownikom. Po instalacji skrypt wywołujemy w przeglądarce wpisując: http://127.0.0.1/sugarcrm/index.php – na innym komputerze analogicznie podmieniając 127.0.0.1 na adres IP komputera służącego jako serwer. Za największy plus takiej instalacji uważam jednak zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Instalując skrypt lokalnie (jeżeli korzystamy z odpowiedniego oprogramowania antywirusowego i zapory) ryzyko wycieku danych wydaje się być minimalnym. Największym minusem takiej instalacji jest brak możliwości dostępu do aplikacji z dowolnego miejsca (poza lokalną siecią) – można ewentualnie łączyć się np. przez VPN ale to już bardziej skomplikowane rozwiązania.
  • Instalacja na serwerze u usługodawcy. Niniejszy opis instalacji skryptu jest tylko przekrojowy i nie wyczerpuje tematu ma służyć tylko jako pomoc – szczegółowe informacje dostępne są w linkowanej  dokumentacji. Aby móc zainstalować skrypt musimy stosownie się przygotować (dobrze jest mieć jakiekolwiek „obycie” w temacie instalacji na serwerze, konfiguracji domeny, nadawanie praw plikom, ftp itd. jeżeli takowego nie mamy dobrze poprosić kogoś znajomego). Instalacja zawsze może przysporzyć sporo trudności jak i przejść bezproblemowo. Aby zainstalować aplikację na serwerze musimy wykupić jakąś przyzwoitą usługę hostingową osobiście korzystam z usług http://dhosting.pl/ gdzie podstawowy pakiet hostingowy kosztuje około 200 zł rocznie. Wczoraj w trzecim dniu walki z błędami udało mi się zainstalować skrypt i wszystko działa świetnie. Opis instalacji w języku angielskim.

pobieramy wszystkie niezbędne pliki instalacyjne : tutaj  oraz  zakładamy na serwerze katalog np. sugarcrm następnie   wgrywamy wszystkie pliki do katalogu sugarcrm nadajemy prawa plikom i katalogom (755) : cache, custommodules, config.php, config_override.phpsugarcrm.log

zakładamy bazę danych MySQL (zwykle odbywa się w panelu hostingu) nazwa bazy składa się z nazwy użytkownika bazy i nazwy, którą nadajemy. Jeżeli nazwa użytkownika to np. user a nazwa bazy jaką tworzymy to sugarcrm to wymaganą nazwą bazy będzie user_sugarcrm.

Jeżeli utworzyliśmy bazę user_sugarcrm możemy wpisać w przeglądarce adres:  URL http://<yourServer>/<yourSugarDirectory>/ install.php jeżeli wszystko zrobiliśmy jak należy pojawi nam się ekran instalacji.

Teraz powinniśmy klikać Next – zaakceptować licencję itd.

Kiedy pojawi się nam ekran konfiguracji bazy danych powinniśmy go uzupełnić : w miejscu nazwy bazy danych będzie wpisane sugarcrm zmieniamy na nazwę bazy jaką wcześniej utworzyliśmy user_sugarcrm gdzie w miejscu user będzie nasza nazwa użytkownika bazy.

W miejscu nazwy serwera bazy wpisujemy localhost (jeżeli baza znajduje się na tym samym serwerze lub adres do bazy np. sql.domenaserwerasql.pl. W następnym polu wpisz nazwę użytkownika bazy a niżej hasło administratora bazy danych. Pozostałe pola zostawiamy bez zmian lub zmieniamy w zależności od potrzeby tak jak w dokumentacji : tutaj na stronie 5 i 6. Jeżeli wszystko wpisaliśmy poprawnie klikamy przycisk Next.

Możemy zostać poproszeni o nadpisanie bazy (jeżeli już coś zawierała) – potwierdzamy. Jeżeli nie dostajemy komunikatu o błędach i proces instalacji przebiega poprawnie zostaniemy o tym poinformowani. Jeżeli wszystko jest ok powinien ukazać nam się ekran logowania.

Ewentualne trudności i błędy w instalacji na serwerze usługodawcy:

Źle wpisaliśmy dane bazy ( źle wpisaliśmy hasło, adres bazy, nazwę bazy) – jeżeli pod koniec instalacji dostajemy komunikat o błędach lub jeżeli nawet takiego nie otrzymamy, a nie wyświetli się nam strona główna powinniśmy zajrzeć do pliku sugarcrm.log i zapoznać się z informacjami tam zawartymi. Możemy otrzymać np. taki komunikat :[8874][-none-][FATAL] Could not connect to DB server localhost as user. port : Access denied for user ‚user’@’numerip’ (using password: TAK).

Instalację możemy powtórzyć aby to zrobić należy znowu wywołać adres naszserwer/katalogsugara/install.php następnie w pliku config.php odnaleźć linie : false zamienić na true. Następnie nacisnąć Start. Teraz możemy skorygować ustawienia i ponownie instalować skrypt.

Po instalacji możemy spolszczyć aplikację w zakładce module loader, paczka językowa do pobrania tu.

Życzę miłego korzystania!

W temacie warto przeczytać : http://www.crmreview.pl/news.php?news=916