SugarCrm czyli zarządzanie relacjami z klientami nawet za darmo

Dzisiaj kolejny artykuł z cyklu jak usprawnić pracę małej firmy – w zasadzie bez ponoszenia większych kosztów.

W niniejszym tekście będę chciał :

  • wprowadzić podstawowe informacje na temat systemów CRM oraz ich zastosowania ze szczególnym uwzględnieniem małych firm
  • Opisać korzyści płynące z implementacji takiego systemu na przykładzie SugarCRM w wersji Community Edition (bezpłatnej)
  • Opisać proces instalacji aplikacji

W poprzednich wpisach charakteryzowałem usługę Google Apps, której implementacja w firmie jest bardzo prosta, a korzyści jakie to za sobą niesie są ogromne.

W firmach zatrudniających do 50 osób możemy wdrożyć usługę w zasadzie bezkosztowo. Google Apps daje nam dostęp do niezawodnej  poczty elektronicznej, kalendarza, dokumentów.

Dzisiaj chciałem przybliżyć wam oprogramowanie klasy CRM (z Customer Relationship Management (ang.) koncepcja marketingowa albo system informatyczny wspomagający procedury zarządzania kontaktami z klientami)

CRM należy traktować nie tylko jako narzędzie, ale jako część strategii i filozofii działania przedsiębiorstwa, gdzie stały kontakt i zadowolenie klientów jest kluczową wartością. Istotną kwestią jest zapewnienie jednolitego systemu we wszystkich procesach biznesowych – od początku procesu sprzedaży poprzez serwis do sporządzania odpowiednich statystyk wykorzystywanych przy tworzeniu portfela produktów. źródło Wikipedia

Coraz więcej firm uświadamia sobie potrzebę implementacji specjalistycznych narzędzi informatycznych. Na rynku konkuruje ze sobą bardzo wiele produktów informatycznych, które mają usprawniać pracę z klientami. Na naszym lokalnym polskim podwórku pojawia się coraz więcej tego typu rozwiązań (lepszych lub gorszych) zazwyczaj zdecydowanie za drogich, by mała firma mogła sobie na nie pozwolić. Często aplikacje są niedopracowane, brak im dobrego wsparcia i nie dają się przystosować do konkretnych zastosowań jakie są nam niezbędne. Często o takich projektach pisze Grzegorz Marczak  np. ostatnio o kolejnym mini projekcie CRM : http://antyweb.pl/minicrm-ciekawa-i-prosta-usluga-dla-malych-firm/.

Kilka lat temu zainteresowało mnie produkt o nazwie SugarCrm.

SugarCRM tworzy oprogramowanie CRM w trzech wersjach:

  • Sugar Community Edition
  • Sugar Professional
  • Sugar Enterprise

Każdy z produktów wywodzi się z jednego drzewa kodu źródłowego. Oprogramowanie w wersji open source bazuje na systemie operacyjnym Linux, serwerze HTTP Apache, silniku bazodanowym MySQL i języku PHP. Istnieją też wersje na systemy operacyjne Ms Windows czy Solaris oraz silnik bazodanowy Oracle. Funkcjonalność programów obejmuje m.in. automatyzację zadań sprzedażowych, kampanie marketingowe, przypadki klientów, pracę grupową czy raportowanie. Wersja Sugar Community Edition jest dostępna bez opłat. źródło Wikipedia

Nas będzie interesowała wersja bezpłatna, którą legalnie można wdrożyć w firmie tj. Sugar Community Edition. Porównanie wersji możemy znaleźć na stronie: http://sugarcrm.com.pl/porownanie-edycji-sugarcrm/. Oczywiście jeżeli nasze potrzeby wzrosną możemy zakupić bardziej rozbudowaną wersję skryptu – wówczas należy się liczyć z kosztami około 1100 zł rocznie na użytkownika w przypadku wersji SugarCRM professional lub około 1800 zł na użytkownika w wersji Enterprise. Jeżeli nasze potrzeby są naprawdę duże z pewnością będą to dobrze wydane pieniądze.

SugarCrm możemy zainstalować na kilka sposobów w zależności od naszych potrzeb, umiejętności oraz możliwości.

  • instalacja lokalnie na komputerze z systemem operacyjnym Windows (wówczas instalacja jest banalna i sprowadza się do klikania przycisku next) plik instalacyjny do pobrania: http://www.sugarcrm.com/crm/download/helper.html?dl=/frs/download.php/7922/sugarcrm-CE-6.1.4-windows-installer.exe . Automatycznie instalują się wszystkie niezbędne składniki Apache, MySQL, PHP – będziemy proszeni o podanie haseł do bazy. Początkowo warto skorzystać z tego pliku instalacyjnego by zaznajomić się ze skryptem (instalacja nie przysparza najmniejszych problemów nawet początkującemu użytkownikowi). Instalacja lokalnie pod Windows ma też inne zalety. Pomijając fakt, iż jest bardzo prosta – nie wymaga również zakupu miejsca na serwerze (hostingu), można udostępnić ją w sieci lokalnej innym użytkownikom. Po instalacji skrypt wywołujemy w przeglądarce wpisując: http://127.0.0.1/sugarcrm/index.php – na innym komputerze analogicznie podmieniając 127.0.0.1 na adres IP komputera służącego jako serwer. Za największy plus takiej instalacji uważam jednak zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Instalując skrypt lokalnie (jeżeli korzystamy z odpowiedniego oprogramowania antywirusowego i zapory) ryzyko wycieku danych wydaje się być minimalnym. Największym minusem takiej instalacji jest brak możliwości dostępu do aplikacji z dowolnego miejsca (poza lokalną siecią) – można ewentualnie łączyć się np. przez VPN ale to już bardziej skomplikowane rozwiązania.
  • Instalacja na serwerze u usługodawcy. Niniejszy opis instalacji skryptu jest tylko przekrojowy i nie wyczerpuje tematu ma służyć tylko jako pomoc – szczegółowe informacje dostępne są w linkowanej  dokumentacji. Aby móc zainstalować skrypt musimy stosownie się przygotować (dobrze jest mieć jakiekolwiek „obycie” w temacie instalacji na serwerze, konfiguracji domeny, nadawanie praw plikom, ftp itd. jeżeli takowego nie mamy dobrze poprosić kogoś znajomego). Instalacja zawsze może przysporzyć sporo trudności jak i przejść bezproblemowo. Aby zainstalować aplikację na serwerze musimy wykupić jakąś przyzwoitą usługę hostingową osobiście korzystam z usług http://dhosting.pl/ gdzie podstawowy pakiet hostingowy kosztuje około 200 zł rocznie. Wczoraj w trzecim dniu walki z błędami udało mi się zainstalować skrypt i wszystko działa świetnie. Opis instalacji w języku angielskim.

pobieramy wszystkie niezbędne pliki instalacyjne : tutaj  oraz  zakładamy na serwerze katalog np. sugarcrm następnie   wgrywamy wszystkie pliki do katalogu sugarcrm nadajemy prawa plikom i katalogom (755) : cache, custommodules, config.php, config_override.phpsugarcrm.log

zakładamy bazę danych MySQL (zwykle odbywa się w panelu hostingu) nazwa bazy składa się z nazwy użytkownika bazy i nazwy, którą nadajemy. Jeżeli nazwa użytkownika to np. user a nazwa bazy jaką tworzymy to sugarcrm to wymaganą nazwą bazy będzie user_sugarcrm.

Jeżeli utworzyliśmy bazę user_sugarcrm możemy wpisać w przeglądarce adres:  URL http://<yourServer>/<yourSugarDirectory>/ install.php jeżeli wszystko zrobiliśmy jak należy pojawi nam się ekran instalacji.

Teraz powinniśmy klikać Next – zaakceptować licencję itd.

Kiedy pojawi się nam ekran konfiguracji bazy danych powinniśmy go uzupełnić : w miejscu nazwy bazy danych będzie wpisane sugarcrm zmieniamy na nazwę bazy jaką wcześniej utworzyliśmy user_sugarcrm gdzie w miejscu user będzie nasza nazwa użytkownika bazy.

W miejscu nazwy serwera bazy wpisujemy localhost (jeżeli baza znajduje się na tym samym serwerze lub adres do bazy np. sql.domenaserwerasql.pl. W następnym polu wpisz nazwę użytkownika bazy a niżej hasło administratora bazy danych. Pozostałe pola zostawiamy bez zmian lub zmieniamy w zależności od potrzeby tak jak w dokumentacji : tutaj na stronie 5 i 6. Jeżeli wszystko wpisaliśmy poprawnie klikamy przycisk Next.

Możemy zostać poproszeni o nadpisanie bazy (jeżeli już coś zawierała) – potwierdzamy. Jeżeli nie dostajemy komunikatu o błędach i proces instalacji przebiega poprawnie zostaniemy o tym poinformowani. Jeżeli wszystko jest ok powinien ukazać nam się ekran logowania.

Ewentualne trudności i błędy w instalacji na serwerze usługodawcy:

Źle wpisaliśmy dane bazy ( źle wpisaliśmy hasło, adres bazy, nazwę bazy) – jeżeli pod koniec instalacji dostajemy komunikat o błędach lub jeżeli nawet takiego nie otrzymamy, a nie wyświetli się nam strona główna powinniśmy zajrzeć do pliku sugarcrm.log i zapoznać się z informacjami tam zawartymi. Możemy otrzymać np. taki komunikat :[8874][-none-][FATAL] Could not connect to DB server localhost as user. port : Access denied for user ‚user’@’numerip’ (using password: TAK).

Instalację możemy powtórzyć aby to zrobić należy znowu wywołać adres naszserwer/katalogsugara/install.php następnie w pliku config.php odnaleźć linie : false zamienić na true. Następnie nacisnąć Start. Teraz możemy skorygować ustawienia i ponownie instalować skrypt.

Po instalacji możemy spolszczyć aplikację w zakładce module loader, paczka językowa do pobrania tu.

Życzę miłego korzystania!

W temacie warto przeczytać : http://www.crmreview.pl/news.php?news=916

  • Po zainstalowaniu jest…. tak jakby motywu nie było. O właśnie tak : http://imageshack.us/photo/my-images/233/zrzutekranulz.png/ co mogę z tym zrobić?

    • Witam. Kurcze miałem ten sam problem – znalazłem rozwiązanie z tym, że nie pamiętam www na której było opisane – a jestem na urlopie i nie mam czasu szukać. Jak tylko znajdę trochę czasu postaram się pomóc.

  • KD

    Witam, jeśli chodzi o instalację lokalną na komputerze to z której wersji korzystałeś? Mam Win 7 i jak chce zainstalować wersję z SQL to nie mogę bo brakuje mi czegoś aby była zgodność, ale oczywiście brak info czego, a jak instaluję MySQL to w ostatniej fazie pojawia się ERROR FETCHING URL…nie wiem czego to przyczyna. Wiesz może?

    • Ja instalowałem w pracy pod XP i w domu pod Vistą i wszystko działało ok. Może trzeba instalować z poziomu administratora. Nie wiem musiałbym to zobaczyć.

  • Konrad

    Dziękuję za opis. Pomimo, że nigdy nie „bawiłem” się tego typu rzeczami, udało mi się poprawnie zainstalować to na serwerze 🙂

    Mam dodatkowe pytanie dot. ułatwienia sobie pracy.
    Czy jest możliwe połączenia Sugar CRM z jakimś popularnym wirtualnym telefonem np. SJphon lub Zoiper?

    Chodzi o to, żeby nie kopiować nr. tel ręcznie i wklejać go do wyżej wymienionego „dzwonidełka” tylko np. kliknąć na wskazany nr w CRM i on automatycznie inicjuje połączenie.

    Będę wdzięczny za odpowiedź jak to zrobić.

    Pozdrawiam,
    Konrad

    • Witam serdecznie,

      nie wiem czy pytanie jest nadal aktualne 😉 ale funkcjonalność inicjowania połączenia jest w standardowej wersji. Wystarczy wprowadzić numer w odpowiednim formacie, tj. +48… lub 0048…

      Pozdrawiam,
      Marcin

      eVolpe Consulting Group
      http://evolpe.pl

  • @Konrad ja też nie jestem profesjonalistą – nauczyłem się to robić z ciekawości. Bardzo dawno się tym nie „bawiłem”. Istnieje z pewnością sporo rozwiązań jeżeli chodzi o wirtualny telefon ale nie korzystałem. Jedyne co przychodzi mi do głowy to na pewno Skype, który oferuje stosowny plugin do firefoxa.

    A tutaj są jakieś pluginy: http://www.sugarforge.org/softwaremap/trove_list.php?form_cat=345

    • Konrad

      @Kamil. Mój post miał na celu „posłodzenie” Tobie, bo opisałeś to tak, że nawet laik potrafił to zrobić 🙂

      Co do tych pluginów to może coś tam znajdę. Jak będę miał chwilę to się tym pobawię i dam znać czy udało się osiągną zamierzony efekt.

      Skype odpada bo ma spore stawki za połączenia.

      Dzięki za pomoc.

    • Konrad

      a jak to należy zainstalować bo nie mam pojęcia?
      http://www.sugarforge.org/projects/smart/

      jest tam kilka ciekawych dodatków, ale chyba będę musiał zainstalować starszą wersję Sugar CRM.

    • Konrad Hrabia

      Dziękuję za odpowiedź. Gdzie i co trzeba pozmieniać żeby domyślnie wybierany był program np. Zoiper lub SJphone? Tylko te programy mnie interesują ze względu na korzystanie z VOIPa.

  • @Konrad dzięki:) Skype się opłaca w abonamencie za 25 zł można dzwonić bez ograniczeń na stacjonarne w Europie to dobra opcja.

  • Michał

    Jaką wersję sugarcrm instalowaliście? Do jakiej wersji jest paczka językowa? Instalowałem paczkę językową podaną w linku powyżej language_pack_PL_5_5, ale nie działa w najnowszej wersji sugarcrm 6.5.6. Próbowałem w wersji sugar 6.0.4 i 5.5.1 i nie mam polskich tłumaczeń. Może ktoś napisać jaką wersję instalujecie i jaką paczkę językową żeby wszystko działało poprawnie?

    • Ta paczka językowa powinna być dobra: http://www.sugarforge.org/projects/oss-polish-lang

      • Roman

        Macie działający link? Nie mogę ściągnąć. FF ma problem z bezpieczeństwem, a ie nie może odnaleźć strony. Dzięki

        • Do pobrania skryptu? Cz paczki tłumaczenia? Dodaj wyjątek bezpieczeństwa i powinno działać ewentualnie można pobrać np. przy użyciu Chrome.

  • Michał

    Wielkie dzięki, paczka językowa działa w wersji sugar crm 6.5.7. pozdrawiam michał

  • Brak templatki / motywu jest winą złych uprawnień do folderów i plików, w folderze cashe ustawiłem wszystkie podfoldery 777 a pliki 664 i działa.

  • Witam,

    Zapraszam do pobrania najnowszej wersji paczki do SugarCRM 6.5.x, paczka jest bezpłatna a społeczność może ją rozwijać dowolnie.

    http://opensaas.pl/shop/category/sugarcrm.html
    oraz
    https://svn.opensaas.pl/

    a jak komuś się nudzi, to zapraszamy do lektury o „wspólnym” tworzeniu paczki językowej:
    http://opensaas.pl/2013-01/220-spo%C5%82eczno%C5%9B%C4%87-open-source-w-polsce.html

    • Mario Leszczyński

      Nie polecam, żadnych wtyczek produkcji OpenSaaS, połowa nie działa, nie odpisują na maile. Kod wygląda jak by pisał to licealista, Mało tego firma OpenSaaS traktuje swoich klientów nie poważnie i nie profesjonalnie. My będziemy się z nimi sądzić

  • Piotr Mac

    Witam serdecznie, prośba o pomoc… posypał mi się sugarcrm ce ustawiony na
    serwerze zewnętrznym, wcześniej zrobiłem kopię zapasową systemu,
    pytanie jak wgrać tą kopię z powrotem na serwer?
    z góry dziękuję za pomoc, pozdrawiam. Piotr

    • Cześć, nie przywracałem jeszcze, nie miałem okazji. A twój usługodawca hosting nie może przywrócić? Większość oferuje taką opcję np. do stanu z wczoraj?

      • Piotr Mac

        Witam, sprawa wygląda tak że dokonałem zmiany w pliku config i tu nie wiem może jakaś spacja się wkradła, po uruchomieniu sugarcrm pojawiają się błędy w efekcie nie mogę się zalogować… opcja powrotu systemu z poziomu usługodawcy odpada bo to temat z przed tygodnia…

        • A w tej kopii którą masz nie ma pliku config? wystarczyłoby podmienić. Do takich zmian w pliackh najlepsze są narzędzia typu : Notepad++, jak to tylko zmiany w config to chyba też można pobrać skrypt sugar wyciągnąć sam config i postarać się tylko uzupełnić to co miałeś w starym pliku – tak przynajmniej jest np. w WordPressie namiar na baze danych, hasło bazy, adres skryptu. Nie chcę wprowadzać w błąd wieczorem popatrzę jak to naprawić.

      • Piotr Mac

        wcześniej zrobiłem kopię zapasową systemu, sugar wygenerował mi jeden plik który nie mam pojęcia jak wgrać …

        • A jakie rozszerzenie ma ten plik?

          • Piotr Mac

            no tu mam problem bo jak wejdę we właściwości to nie ma widocznego rozszerzenia jest tylko opis ‚plik’ z wagą 22 989 KB

          • Piotr Mac

            Witam Panie Kamilu, podsyłam jeszcze info które pojawia się na tablicy logowania do sugar może to coś pomoże , przeglądałem dzisiaj plik config i szczerze wygląda praktycznie identycznie z oryginałem pomijając wpisy dot moich ustawień…

            Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie – headers already sent by (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/MVC/SugarApplication.php on line 594

            Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter – headers already sent (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/MVC/SugarApplication.php on line 594

            Warning: Cannot modify header information – headers already sent by (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/utils.php on line 2647

          • Piotr Mac

            natomiast po próbie logowania pojawia się coś takiego

            Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cookie – headers already sent by (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/MVC/SugarApplication.php on line 594

            Warning: session_start() [function.session-start]: Cannot send session cache limiter – headers already sent (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/MVC/SugarApplication.php on line 594

            Warning: Cannot modify header information – headers already sent by (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/include/utils.php on line 2647

            Warning: session_regenerate_id() [function.session-regenerate-id]: Cannot regenerate session id – headers already sent in /sugarcrm/modules/Users/Authenticate.php on line 46

            Warning: Cannot modify header information – headers already sent by (output started at /sugarcrm/config.php:1) in /sugarcrm/modules/Users/Authenticate.php on line 107

  • Barbara Hernas

    Dziękuję, nawet po latach instrukcja zadziałała wspaniale 🙂