Google Apps Standard Edition w firmie za darmo

Ten artykuł będzie dotyczył wdrożenia usługi Google Apps z perspektywy małych firm, które początkowo chcą uniknąć ponoszenia kosztów związanych z wykorzystywaniem usługi.

Jeżeli jesteś właścicielem małej firmy (zatrudniającej do pięćdziesięciu osób) już teraz możesz uniknąć : kosztów związanych z zakupem oprogramowania, stresu związanego z bezpieczeństwem twoich danych, zmartwień o archiwizowanie ważnych wiadomości i wiele więcej!

Temat Google Apps w kontekście usługi jabber poruszałem już w roku 2007 w ramach mojego dawnego bloga szuki.net . Od tamtego czasu usługa „ewoluowała” w znaczący sposób i stała się bardzo powszechnie wykorzystywana  zarówno poprzez firmy jak i organizacje na osobach indywidualnych skończywszy. Sam korzystam z tej usługi od samego jej początku w ramach domeny rodzinnej. Kiedy pierwszy raz rejestrowałem się na stronie usługi po wypełnieniu odpowiedniego formularza musiałem czekać kilka tygodni aby zostać zaproszonym do testowania Google Apps.

Jeżeli są państwo właścicielami firmy z pewnością chcielibyście zoptymalizować proces wymiany informacji między wami a np. kontrahentami. Prawdopodobnie korzystacie już z usługi poczty elektronicznej świadczonej przez komercyjnego bądź powszechnego usługodawcę.  Z pewnością niektórzy z was są zadowoleni w większym natomiast inni w mniejszym stopniu z wykorzystywanych usług.

Obecnie jeżeli jesteśmy posiadaczami domeny rejestracja i konfiguracja usługi jest wyjątkowo szybka i nieskomplikowana. Po zarejestrowaniu nazwy domeny należy przejść na stronę rejestracji w usłudze.

Google Apps może stanowić rozwiązanie większości problemów z komunikacją elektroniczną w zarówno małych jak i dużych firmach. Pracując w kilku firmach w zasadzie wszędzie obserwowałem mniejsze bądź większe problemy z  pocztą elektroniczną, która współcześnie stanowi  przecież jedno z podstawowych narzędzi komunikacyjnych w firmach. Poczta elektroniczna może  rodzić więcej problemów niż to mogłoby się z pozoru wydawać dlatego chciałem poświęcić niniejszy tekst na rozważenie zalet usługi Apps, która oczywiście do samej poczty się nie sprowadza.

Każda firma korzystająca z dobrodziejstw narzędzi informatycznych prędzej czy później staje przed szeregiem problemów, z których najważniejsze to:

  • Konieczność zakupu i konfiguracji domeny do celów firmowych (zupełnie nieprofesjonalne rozwiązanie to wykorzystywanie ogólnodostępnych skrzynek w domenie usługodawcy np. twojafirma@wp.pl czy twojafirma@gmail.com
  • Wybór stabilnego usługodawcy który zadba o kopie zapasowe naszych danych oraz stabilność i bezpieczeństwo danych (serwer u sąsiada lub w firmie krzak  może być kiepskim pomysłem natomiast komercyjny może być za drogi i niekoniecznie dobry. Warto też pamiętać o bezpieczeństwie jakie zapewnia np. https)
  • Inwestycja w oprogramowanie klienckie do odbioru oraz komponowania wiadomości pocztowych jak np.  Microsoft Outlook czy darmowa  Mozilla Thunderbird
  • Inwestycja czasu w konfigurację oprogramowania klienckiego na każdym stanowisku pracy
  • Wybór filozofii korzystania z poczty oraz oprogramowania klienckiego – stary mało praktyczny Post Office Protocol version 3 (POP3)  czy nowoczesny Internet Message Access Protocol (IMAP)

To tylko najważniejsze problemy, które dobrze jest sobie uświadomić z chwilą wdrażania firmowej poczty elektronicznej.  W zasadzie wszystkie te problemy rozwiązują się same z chwilą kiedy decydujemy się na wykorzystanie Google Apps. Jeżeli nie przewidujemy początkowo liczby użytkowników większej niż pięćdziesięciu to wszystkie koszty wdrożenia usługi mogą zamknąć się w cenie zakupu domeny (rejestracja pierwszy rok do 20 zł i koszt przedłużenia na kolejne lata około 80 zł rocznie)

  • Problem stabilnego usługodawcy – chyba nie ma stabilniejszego usługodawcy niż Google
  • Problem oprogramowania klienckiego – webmail Apps jest oparty na filozofii Gmaila która to eliminuje konieczność wykorzystywania oprogramowania klienckiego takiego jak Microsoft Outlook
  • Wybór protokołu – i tutaj mamy również częściową odpowiedź na wcześniejszy problem – jeżeli koniecznie chcemy wykorzystywać klienta pocztowego usługa Apps daje nam możliwość wykorzystywania protokołu IMAP
  • Bezpieczeństwo : Always use https sprawia, ze nasza poczta jest bezpieczniejsza.
  • Mail w domenie naszej firmy czyli  pan.kowalski@twojafirma.pl z pewnością uwiarygodnia twoją firmę bardziej niż mail w formacie twojafirma@wp.pl

Inne zalety usługi to:

  • Dostęp z każdego miejsca za pomocą telefonu komórkowego i aplikacji dostępowej  Gmail dla komórek
  • Darmowy odpowiednik pakietu Office Google Docs online
  • Darmowy firmowy kalendarz z możliwością synchronizacji z urządzeniem przenośnym oraz alertami sms przypominającymi o ważnych spotkaniach i wydarzeniach
  • Wbudowany chat ułatwiający komunikację pomiędzy pracownikami twojej firmy
  • Panel administracyjny ułatwiający zarządzanie naszymi użytkownikami

Instrukcje konfiguracyjne znajdziemy tutaj: http://www.google.com/support/a/bin/topic.py?topic=20897

Pamiętajmy jeszcze o dodaniu rekordu SPF

To w wielkim skrócie o zaletach Google Apps – z pewnością produkt ten może uczynić pracę w firmie przyjemniejszą.

Duże firmy mogą skorzystać  z bardziej rozbudowanej płatnej wersji Aplikacji Google – koszt to 50$ za konto użytkownika rocznie.

 

 

  • Pingback: SugarCrm czyli zarządzanie relacjami z klientami nawet za darmo | Kamil Gruba blog()

  • Jakub

    A czy ktoś słyszal o programach crm zintegrowanych z google apps dla firm? ostatnio coraz częściej słyszy się o Groupcamp Project (www.groupcamp.pl) który jest zintegrowany z google apps. czy ktoś próbował?

  • Zainstalowałem Google apps w mojej firmie i nie mogę uwierzyć, jak bezmyślnie skonstruowano udostępnianie kontaktów pomiędzy użytkownikami grupy. Kontakty udostępnione na kontach klientów nie podlegają sortowaniu, nie są wyszukiwane przez program pocztowy, nie można ich łączyć w grupy. Pomijam fakt samej wyszukiwarki, jest fatalna – wyszukuje tylko po imieniu i nazwisku. Koszmar.